Hoe KMO's hun administratie kunnen stimuleren

Elk bedrijf ondervindt minstens één keer moeilijkheden om de administratie op orde te houden. Gegevens worden verspreid en gedupliceerd over meerdere plaatsen. Rapportage – zelfs eenvoudige zaken – worden omslachtig en processen worden slordig omdat er geen fatsoenlijke hulpmiddelen zijn om ze te faciliteren. Wij hebben dit ervaren in onze eigen professionele carrière. Als onderdeel van een managementteam of als consultants waar bedrijven – als ICT-dienstverlener – contact met ons opnamen om hen te helpen de controle terug te krijgen. “Eet je eigen hondenvoer”, dachten we, dus experimenteerden we met enkele tools om onze eigen administratie te organiseren. We vonden dat Quick Base een degelijke oplossing is om ons te helpen ons eigen bedrijf te structureren. We willen daarom enkele inzichten met u delen over deze krachtige oplossing.

Quick Base is een eenvoudige manier om zakelijke apps te bouwen

Quick Base  is een no-code oplossing. Het biedt die organisaties de mogelijkheid om hun gegevens op een gestructureerde manier op te slaan. Het voorziet een eenvoudige manuele en geautomatiseerde aanpak van bedrijfsprocessen. Verderop in deze blog geven we u wat meer inzicht in hoe het werkt en hoe het georganiseerd is. Maar kortom, het komt er op neer: Quick Base is een platform dat op een eenvoudige manier biedt om bedrijfsapplicaties te bouwen zonder dat er enige technische kennis over softwareontwikkeling nodig is.

Voordelen:

  • Snelle organisatie van gegevens in bijbehorende tabellen. Met een eenvoudige manier om gegevensvelden te definiëren, die de basis legt om gegevens op een gestructureerde manier op te slaan.
  • Een grondige beveiliging die zorgt voor een zeer gedetailleerde afscherming van gegevens. Hierdoor is het mogelijk om delen van de gegevens door uw hele organisatie te delen zonder dat er sprake is van duplicatie.
  • De noodzakelijke automatisering, rapportage en data-invoermogelijkheden op zowel de desktop als op mobiele apparaten completeren de set van functies die nodig zijn om apps te ontwikkelen die veel administratieve rompslomp oplossen.

Quick Base is slechts een hulpmiddel. De kracht ligt in de combinatie met een visie op het organiseren van uw administratie

Voor degenen onder jullie die er al van overtuigd zijn dat dit is wat jullie nodig hebben, wacht even en lees wat verder. Zoals bij elke tool is de gebruiker degene die het apparaat bestuurt en is dus ook het voordeel dat het oplevert. Omdat Quick Base vrij intuïtief is en het bedrijf erachter veel moeite doet om de gebruiksvriendelijkheid voortdurend te verbeteren, wordt dit ook een potentiële valkuil van het platform.

Het is gemakkelijk om overhaast te beginnen met tabellen, formulieren en rapporten te maken. Zeker op basis van bestaande spreadsheets van activa, medewerkers, contacten, projecten en nog veel meer. Deze tool biedt de mogelijkheden om dit out of the box te doen. Je hebt echt geen bachelordiploma in IT nodig om het succesvol af te ronden. Het risico is echter dat je dezelfde data opnieuw creëert die je al had, waardoor je de kans mist om een visie te creëren over hoe je toekomstige administratie op een sterkere en efficiëntere manier kan worden georganiseerd.

Houd er dus rekening mee dat de belangrijkste functie is dat het een snelle en economische manier biedt om zakelijke apps te bouwen die als één ecosysteem kunnen samenwerken. Het zal je echter niet helpen om te beslissen hoe je je werk en gegevens moet organiseren. Dus neem de tijd om een oplossing te ontwerpen en te plannen. Je kunt ook iemand inhuren die je kan helpen met deze taak.

Quick Base-tabellen, beveiliging, automatisering en rapportage voor de minder technisch getalenteerde mensen

Hoewel we ervan overtuigd zijn dat Quick Base apps op een doordachte manier moeten worden gemaakt, betekent dit niet dat het creatieproces zelf alleen voor de techneuten is. Het volgende deel beschrijft – op een duidelijke en begrijpelijke manier – enkele van de nuttige functies die Quick Base biedt. Om de beschrijving van deze functies nog transparanter te maken, hebben we enkele screenshots van een demo-applicatie toegevoegd die we hebben gebouwd om ons wervingsproces te vereenvoudigen.

Je administratie organiseren begint met je gegevens te organiseren

Het meest algemene kenmerk van Quick Base is natuurlijk het maken van tabellen. Dit is heel eenvoudig in Quick Base. Je hoeft alleen op de knop Toevoegen te klikken, de velden en gegevenstypes te definiëren en uw tabel is klaar:

Een voorbeeld screenshot van een tabel in Quick Base.

Het voorbeeld in bovenstaande screenshot is een voorbeeld van een tabel met kandidaten. Deze tabel bevat persoonlijke informatie over de kandidaten, zoals hun naam, geboortedatum, adres, e-mail enzovoort. Deze velden hebben allemaal hun specifieke gegevenstypes, die voor een aantal leuke extra functies zorgen.

In het adresveld kun je bijvoorbeeld zoeken naar een adres. Wanneer je de velden hebt ingevuld, toont Quick Base u een kaart met de exacte locatie:

Quick Base toont een kaart met exacte locatie als het adresveld is ingevuld.

Het maken van een tabel is echter slechts de eerste stap. De magie van Quick Base begint pas echt te werken als je relaties tussen je tabellen definieert. Met een paar klikken kun je iets maken dat er zo uitziet:

Relaties tussen tabellen leggen in Quick Base

In dit datamodel worden 6 tabellen gemaakt en gekoppeld via ouder-kind relaties. Dit stelt ons in staat om een nieuwe applicatie voor een vacature te creëren zonder dat we de vacaturegegevens hoeven te dupliceren. We kunnen eenvoudigweg de vacature en de sollicitant opzoeken en de informatie in onze sollicitatietabel weergeven:

vacature gegevens

Gegevens worden waardevol als ze worden gedeeld

Gegevens delen werkt in twee richtingen. Verschillende mensen voeren gegevens in je applicatie in, en je applicatie maakt de geconsolideerde informatie vervolgens bekend aan de mensen die het nodig hebben. Gegevens invoeren in Quick Base is zo eenvoudig als je zou verwachten. Quick Base genereert automatisch een standaardformulier met alle velden die aan de tabel zijn toegevoegd. Als je het formulier toch niet goed vindt, of als het niet zo logisch of netjes is als je zou willen, kun je het volledig aanpassen. Dit kan door de velden op en neer te schuiven, of zelfs helemaal uit het formulier te verwijderen. Wat je uiteindelijk overhoudt, is een gemakkelijke manier voor mensen om gegevens in te voeren in je applicatie:

Quick Base heeft een standaardformulier met alle velden.

Gegevens invoeren is natuurlijk niet voldoende. Je wilt ook dat de gegevens die je nodig hebt beschikbaar zijn op het moment dat je ze nodig hebt. Standaard zal Quick Base een rasterrapport genereren met alle velden in de tabel. De rapporten laten zelfs enkele filters toe om je te helpen het record te vinden dat je nodig hebt:

Je kan ook filteren in het rapport van Quick Base

Als je op zoek bent naar iets exotischer, heeft Quick Base ook een aantal andere rapporttypes:

Er zijn meerdere rapporttypes in Quick Base beschikbaar.

En als je echt een duidelijk beeld wilt hebben van wat er binnen je bedrijf gebeurt, kun je je gekozen rapporten toevoegen aan een dashboard:

Rapport toevoegen aan een dashboard

Je gegevens beveiligen op een zeer gedetailleerd niveau verhoogt de bruikbaarheid van die gegevens

Natuurlijk kun je je gegevens niet zomaar aan elk lid van je organisatie doorgeven. Sommige gegevens zullen te gevoelig zijn (denk aan GDPR!) of gewoonweg niet relevant zijn voor mensen in bepaalde afdelingen of teams. Om hiermee om te gaan heeft Quick Base een volledig rolgebaseerd beveiligingssysteem, out of the box. Hierdoor kun je rollen definiëren die je nodig hebt. Verder kun je beslissen tot op het niveau van het individuele veld in een tabel die dit kan bekijken of wijzigen:

Volledig rolgebaseerd beveiligingssysteem.

Waarom zou je het handmatig doen als je het kunt automatiseren?

Ondanks alle structuur en logica in je applicatie, zul je toch gegevens in velden moeten invoeren. Gelukkig maakt Quick Base dit een stuk gemakkelijker doordat je elke stap van de workflow kunt automatiseren. Op het niveau van het invoerformulier voor een enkele tabel kun je formulierregels definiëren die op basis van je invoer specifieke acties kunnen triggeren. Je kunt bijvoorbeeld velden verbergen of tonen op basis van de selectie die je hebt gemaakt in een meerkeuzeveld. Of je kunt een veld verplicht maken, invullen met een standaardwaarde of een bericht weergeven als de gebruiker iets ongeldigs heeft ingevoerd.

Er zijn veel verschillende dingen die je kan doen in Quick Base, zoals een veld verplicht maken.

Dynamische formulierregels zijn leuk, maar je kunt je workflow nog verder organiseren. Met automatiseringen, acties en webhooks kun je acties activeren binnen dezelfde tabel, tussen tabellen in dezelfde applicatie, tussen applicaties of zelfs in apps van derden. Je bepaalt gewoon je trigger. Dit is bijvoorbeeld in een tabel records toevoegen, wijzigen of verwijderen. Vervolgens bepaal je de gewenste actie:

Je kan ook de gewenste actie bepalen in Quick Base.

Je kunt ook automatische herinneringen en meldingen sturen of in een paar klikken een subscription plannen.

Quick Base voor techneuten

Quick Base is – zoals je hierboven hebt gelezen – eenvoudig te gebruiken voor de niet zo technisch ingestelde mensen. Maar je kunt ook de echte techneuten vermaken door hen de Quick Base API aan te bieden. Met deze (REST) API kun je zowat elke Quick Base-actie uitvoeren, zoals het aanmaken, opvragen, updaten of verwijderen van individuele velden, tabellen of hele applicaties. Zo kun je je gegevens en functionaliteiten op andere websites publiceren, bijvoorbeeld op de jobsectie van uw bedrijfswebsite. Dit zorgt ervoor dat nieuwe sollicitanten hun gegevens kunnen invullen en op een vacature kunnen solliciteren.

Formulier

Met veel kracht komt ook een behoefte aan een grote visie

Tot slot kunnen we zeggen dat Quick Base een degelijke en praktische oplossing is om je gegevens te organiseren, je workflow te optimaliseren en je administratie te organiseren. Het is eenvoudig te gebruiken, vereist geen codeerervaring en biedt veel functionaliteit out of the box. Maar wat is het geheim om je administratie en je bedrijf echt energie te geven? De visie rond het opzetten van je eigen applicaties en de manier waarop ze samenwerken. Met onze jarenlange ervaring in software- en oplossingsontwikkeling zijn we altijd blij als we bedrijven kunnen helpen om zich beter te organiseren. Contact opnemen met ons kost niks. Als een kleine tip of advies u op weg kan helpen, geven we het u graag gratis.

Neem contact met ons op als u meer inzicht wilt in Quick Base of als u bepaalde wensen heeft waar wij u mee kunnen helpen.

Lancering van een gloednieuwe website

Lees meer
Launching a Brand-New Website

Hoe kunnen softwareteams twee keer zoveel waarde in half zoveel tijd leveren?

Lees meer

Pardon? Een PWA?

Lees meer